Office-/Project-manager

Jouw rol

In een Rijksmonument van bijna 600 jaar oud waar we werken met ruim 60 vrijwilligers, is geen dag hetzelfde. Daarom is deze functie breder dan een traditionele officemanagementrol. Jij zorgt dat onze dagelijkse bedrijfsvoering goed verloopt. Je bent de schakel tussen ons stafteam, vrijwilligers en stakeholders. Je krijgt een stevige rol in de ondersteuning van de directeur en je werkt projectmatig mee aan marketing en hospitality.

Bedrijfsvoering en office

•      Je maakt het rooster voor en met onze vrijwilligers

•      Je organiseert en voert processen uit, regelt facilitaire zaken en doet administratie en planning

•      Voor groepen die de Eusebius willen bezoeken ben jij aanspreekpunt

•      Bij evenementen zorg je dat alles goed verloopt

Ondersteuning directeur

•      Je stelt subsidieaanvragen op: je verzamelt onderbouwing en cijfers, schrijft mee en bewaakt indienings- en verantwoordingstermijnen

•      Je regelt en bewaakt vergunningen die nodig zijn voor evenementen en activiteiten in en rond de kerk

•      Je onderzoekt en benadert fondsen die passen bij onze programmering en ondersteunt bij het opstellen van fondsaanvragen

Ondersteuning stafteam

•      Je ondersteunt de marketingmanager projectmatig, bijvoorbeeld bij campagnes, content­planning en coördinatie rond publicaties en evenementcommunicatie

•      Je ondersteunt de hospitalitymanager bij bezoekers ontvangst, groepsarrangementen en de kwaliteit van de gastbeleving

•      Je bewaakt de planning en zorgt dat deadlines en actiepunten helder zijn voor alle betrokkenen

•      Je organiseert de randvoorwaarden rond programmering: van planning en logistiek tot afstemming met partners en uitvoerenden

Waar je goed in bent

In een klein stafteam waar veel gebeurt en zaken niet voorspelbaar zijn, ben jij als een vis in het water. Je houdt overzicht op het geheel en schakelt makkelijk naar details. Je stelt prioriteiten, structureert en krijgt dingen voor elkaar. Je hebt graag contact met mensen, spreekt je uit en zorgt voor terugkoppeling en follow-up. Je voelt situaties en belangen aan en wisselt van stijl waar nodig. Je kunt complexe processen doorzien, bepaalt een passende aanpak en handelt zaken efficiënt af. Je denkt verder dan vandaag en organiseert zaken toekomstbestendig.

Wat we vragen

•      HBO werk- en denkniveau

•      Aantoonbare ervaring in een coördinerende of projectmatige functie

•      Sterk organisatorisch vermogen: je overziet meerdere trajecten tegelijk zonder de kwaliteit uit het oog te verliezen

•      Sterke schriftelijke vaardigheden; ervaring met het (mee)schrijven van subsidie- of fondsaanvragen

•      Affiniteit met of ervaring in vergunningstrajecten en regelgeving

•      Proactief, flexibel en servicegericht, met plezier in het schakelen tussen zeer uiteenlopende taken

•      Goede communicatieve vaardigheden; je schakelt moeiteloos tussen directie, marketing, hospitality, vrijwilligers en externe stakeholders

•      Affiniteit met cultuur en plezier in het werken met vrijwilligers

•      Binding met Arnhem en bereidheid om 4 dagen per week op ons kantoor in de binnenstad te werken, soms ook tijdens evenementen, buiten kantooruren

Wat we bieden

•      Een veelzijdige functie op een van de meest bijzondere locaties van Arnhem, met ruimte om zelf je rol vorm te geven

•      Directe samenwerking met de directeur, de marketingmanager en de hospitalitymanager en met een groep bevlogen vrijwilligers

•      Veel ruimte voor initiatief, verantwoordelijkheid en projectmatig werken

•      Arbeidsvoorwaarden volgens de Museum-cao, inschaling in schaal 8 of 9, afhankelijk van kennis en ervaring